14.06.2016 No Comments

Organízate mejor: paso 1 – Recopilar

En la anterior entrada sobre este tema, hablamos de manera esquemática de los beneficios del método GTD (Getting Things Done) y de cómo puede mejorar nuestro día a día en la oficina. También vimos someramente sus cinco fases. Ahora vamos a explorar la primera fase de este sistema, RECOPILAR (o recolectar).

Recopilar no es hacer

13410717_10204628781558486_1889731052_oCon esta fase solo pretendemos tomar consciencia de las cosas y capturarlas para que después podamos revisarlas.

Debemos tomar nota de la idea por medio de una herramienta de recolección y seguir con lo que estábamos haciendo. Lo que perseguimos es alejar de nuestra cabeza aquello que nos preocupaba, para seguir trabajando sin distracciones, pues ya hemos anotado la idea y no se nos va a olvidar. La recolección debe ser un proceso mecánico, totalmente exento de análisis. Debemos ser capaces de capturar cualquier cosa en cualquier sitio y a cualquier hora, por lo que será necesario tejer una red compuesta por varios recipientes o bandejas de entrada, adaptadas a cada circunstancia.

Por lo tanto, deberemos estar atentos a las cosas que pueden aparecer en nuestro día a día, como por ejemplo: llamadas telefónicas, mensajes de e-mail, ideas que nos asaltan, blogs y sitios web, información en redes sociales, etc. No hay reglas fijas, pero algunas de las bandejas de entrada más comunes pueden ser las siguientes:

  • Gavetas físicas
  • Libretas de notas
  • Calendario
  • Teléfono
  • Grabadora de voz
  • Correo electrónico
  • Aplicaciones de software: Evernote, Wunderlist, etc.

Te aconsejo que minimices el número de bandejas de entrada y que aunque trabajes con software mantengas al menos una física.

13459704_10204628870080699_181845682_nDebes introducir en tus bandejas de entrada todas esas cosas que tienes o quieres hacer: revisa tu sistema de recordatorio actual (tu agenda, tu lista de cosas pendientes, etc) y, después de haber establecido tu bandeja de entrada (física o virtual), vuelca en ella todos tus inputs, teniendo en cuenta (esto es importante) que solo utilices una entrada por cada cosa (un papel, un correo, un página de Evernote, una tarea de Wunderlist). Y no te olvides de poner la fecha de hoy, cuando lo metes en la bandeja de entrada.

La idea es eliminar el desorden a tu alrededor y acorralar «lo incompleto» donde puedas tenerlo bien controlado. Por último, haz un repaso mental de las distintas áreas donde tienes tareas pendientes, cosas que te gustaría hacer para las que nunca tienes tiempo, etc. Es decir, todo lo que implique algún tipo de acción ahora o en el futuro.

Desarrolla el hábito de la captura

La clave es desarrollar el hábito de capturar en todo momento y lugar aquellas cosas que quieras realizar, y para esto es necesario ser disciplinado y constante. Debes llevar siempre las herramientas de recopilación adecuadas. ¿Cuáles? Pues depende de ti: como consejo, puedes usar una pequeña libreta o cosas más sofisticadas como Evernote o Wunderlist (yo uso esos tres métodos, por cierto). La otra clave es consolidar lo recopilado en unas pocas bandejas de entrada, es decir, una vez al día, al menos, comprobar que estas bandejas de entrada tienen todo lo que les toca, y recuerda que debes controlar su número. Cuantos menos lugares tengas que revisar, más fácil te resultará hacerlo.

En siguientes entradas os hablaré de la segunda fase del proceso GTD (Getting Things Done), es decir, de procesar lo recopilado.

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