12.07.2016 No Comments

Organízate mejor: paso 2 – Procesar

En la anterior entrada hablamos de COMPILAR, la primera de las fases del sistema de organización GTD (Getting Things Done). En este post visitaremos la segunda fase (quizás la más importante), PROCESAR.

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Para sentir control en nuestro trabajo diario necesitamos contestar a tres preguntas clave (QQC): 1) Qué es necesario hacer. 2) Quién debe hacerlo. 3) Cuándo debe realizarse. Así que como ya nos hemos acostumbrado a recopilar en nuestras bandejas de entrada cualquier nueva tarea (post anterior), ahora veremos qué hacer con ellas para mantener nuestro flujo de trabajo. Como principio general crearemos un número de carpetas en nuestro sistema, que organizaremos siguiendo los siguientes pasos:

  1. Analizar cada nota: Lo haremos una a una hasta dejar vacía la bandeja de entrada cada vez. Esto implica tomar decisiones de manera inmediata para asegurarnos que no se acumulan las tareas y que tampoco ocupan nuestra mente. ¿Cada cuanto tiempo hacerlo? Dependerá del caudal de entradas que tengamos, aunque lo mejor es fijar momentos concretos, por ejemplo a primera hora por la mañana y por la tarde. Siempre podemos cambiarlo.
  2. Aprende de decir NO: Sé implacable. Existen muchas tareas que no nos sirven o que realmente no necesitamos hacer. Hay que desecharlas.
  3. Organizar información de referencia: Debemos pensar si las tareas aceptadas es información relevante para el futuro como artículos, folletos, justificantes, etc. Crearemos una carpeta en nuestro sistema, llamada “Referencia”, que nos sirva como archivo de información. Como norma general, pondremos pocas carpetas en el primer nivel de nuestro sistema: es mejor hacer un árbol de carpetas sencillo y aprender a usar la herramienta de búsqueda.
  4. Red de seguridad: si has aceptado la tarea entrante y no se trata de material de referencia debes preguntarte: ¿Puedo hacerlo más tarde? No hablamos de posponer la acción, sino de seleccionar los asuntos realmente importantes que no admiten demora. Por lo tanto, colocaremos la tarea en la carpeta “Algún día”, donde permanecerá hasta la siguiente revisión. Si la tarea se va a ejecutar un día concreto se colocara en el calendario. Aquí es necesaria una apreciación: el calendario no es una herramienta para anotar lo que te gustaría hacer (lo cual constituye uno de los errores más frecuentes a la hora de planificar), sino que solo sirve para señalar compromisos, fechas límite y recordatorios.
  5. Delega siempre que puedas: Podemos delegar nuestras tareas a nuestros subordinados, pero ojo, no se trata de pasarle la patata caliente a otro, sino de cambiar la naturaleza del trabajo, que se convertirá en un seguimiento. También podemos encargar la tarea a un experto, que en ocasiones será necesario por su mejor conocimiento del tema. En ambos casos, colocaremos las tareas en “A la espera/Delegado”, donde anotaremos la información referente al seguimiento.

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Si has llegado hasta aquí, las tareas que te restan son las que realmente tienes que hacer.

Recuerda, una de las cuestiones más importantes para PROCESAR la información que entra en nuestras bandejas de entrada es definir de la manera más concreta posible en qué consiste nuestra tarea. Uno de los secretos para mejorar la productividad consiste en pensar las cosas solo una vez, justo cuando las sacamos de la bandeja de entrada, y no cada vez que revisamos una lista. De esta manera ejecutaremos cada tarea sin detenernos a pensar en ella, con lo que mejoraremos nuestro flujo de trabajo.

En un próximo post hablaremos de la siguiente fase del método GTD: ORGANIZAR.

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