16.02.2016 No Comments

Organízate mejor: productividad personal

Quizás te suenen estas frases en el trabajo: «no me da tiempo a llegar a todo»; «tengo demasiadas tareas»; «hoy no me ha dado tiempo a hacer lo que quería». La respuesta a suele ser suele ser: «Eso es que no te organizas bien el tiempo», y el jefe de turno se queda tan ancho. Esto implica un desencuentro: creemos que nuestras tareas nos impiden trabajar bien, mientras nuestros superiores creen que la carga de trabajo y los imprevistos no son el problema, sino nosotros.

Contaminación visual en el lugar de trabajo2Y aquí surge la receta del desastre: la gestión del tiempo. Tenemos, nos dicen, que organizar mejor nuestro tiempo, y nosotros llegamos a creérnoslo. Agendas repletas de citas y objetivos que nos hacen sufrir en nuestro intento de gestionar el tiempo… sin darnos cuenta de que el tiempo no se puede gestionar. Esto nos hace vivir jornadas de 10 horas, planes de trabajo que nunca se cumplen, frustración, poco tiempo de ocio y familia, y estrés por compromisos ineludibles.

Vale, muy bien, dirás. No hay que gestionar el tiempo. ¿Y entonces qué? Lo que hay que hacer es mejorar tu productividad personal o, lo que es lo mismo, aprender a gestionarte tú mismo. Esto implica aprender a tomar las mejores decisiones de acuerdo con las circunstancias de cada momento. La clave es la flexibilidad ante los cambios. Existen varios métodos y aquí te detallaremos uno, pero te aviso: como todos los métodos, la clave para seguirlo con éxito es el compromiso y la constancia.

En este blog hablaremos del GTD, acrónimo de Getting Things Done, «hacer las cosas», método de organización personal sin estrés creado por David Allen. ¿En qué consiste? Se basa en el principio de que necesitamos liberar nuestra mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y nos podemos concentrar en realizar las tareas.

La metodología GTD trata de hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con lo que necesitas hacer. David Allen sostiene que nuestro “sistema de recordatorios interno” (nuestra memoria), es ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y lugar en que podemos hacerlo. Por tanto, las “acciones próximas” almacenadas según el contexto en un “sistema confiable externo” son el soporte que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización.

GTD se basa en un ciclo de trabajo muy sencillo, compuesto por cinco actividades principales.

  1. RECOPILAR los compromisos, ideas y cualquier cosa que vayamos a hacer o que nos sea interesante para ahora o para el futuro.
  2. PROCESAR lo recopilado. Aquí analizaremos lo que recopilamos anteriormente y decidimos si se puede desechar, posponer, delegar archivar o hacer. Si se puede hacer, lo traducimos a una acción física que podamos llevar a cabo de manera automática, sin necesidad de evaluarla de nuevo.
  3. ORGANIZAR lo procesado para facilitar la toma de decisiones.
  4. HACER lo que tenemos que hacer, teniendo en cuenta el tiempo y el nivel de energía disponible en cada momento.
  5. REVISAR periódicamente nuestro sistema de organización.

organizeEste procedimiento se puede realizar con ayuda de algunas cosas comunes que podemos tener en cualquier oficina: listas de recordatorios, un calendario, bandejas de escritorio y un sistema de archivo.

A lo largo de próximas entregas de este blog os describiremos con detalle cómo llevar a la práctica este método de trabajo de manera sencilla y efectiva. Os garantizo que recuperaréis con creces el tiempo que le dediquéis a ello, mejoraréis el control sobre lo que hacéis y tendréis más tiempo para vosotros.

En palabras de David Allen: «La mente está para producir ideas, no para acumularlas.»

PARA SABER MÁS:
Organízate con eficacia, de David Allen
Productividad personal en una semana, de Jerónimo Sánchez

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